ما نوع الرسائل التي تتجاهلها المفوضية وما الرسائل التي يتم الرد عليها سريعًا؟
متابعات -السودان الآن
كيف تُخاطب المفوضية بشكل رسمي دون أن يضيع ملفك في قوائم الانتظار؟
ما الخطوة التي تمنح طلبك الأولوية داخل مكتب 6 أكتوبر؟
ما نوع الرسائل التي تتجاهلها المفوضية وما الرسائل التي يتم الرد عليها سريعًا؟
طريقة إرسال إيميل رسمي ومنظم لقسم الحماية بمفوضية اللاجئين في مصر
متابعات – السودان الآن – توصي مفوضية الأمم المتحدة لشؤون اللاجئين في مصر المتعاملين معها عبر البريد الإلكتروني بالالتزام بالصيغة الرسمية عند مخاطبة قسم الحماية، خصوصًا في الملفات المتعلقة بتحديث البيانات، أو المشكلات القانونية، أو طلبات الحماية الطارئة. ويؤدي الالتزام بالشكل الرسمي إلى سرعة فرز الملفات والرد عليها دون تأخير.
العنصر الأهم في المراسلة هو إدراج رقم الملف (File Number) بوضوح في عنوان الرسالة ونصها، نظرًا لأن البحث داخل النظام يتم بالرقم قبل الاسم، مما يساعد الموظفين على العثور على الملف دون تعقيد أو تأخير.
وتتضمن الرسالة الرسمية العناصر التالية:
عرض موجز للمشكلة دون سرد طويل
تحديد المطلوب من قسم الحماية بوضوح
الإشارة للمرفقات الداعمة مثل التقارير الطبية أو المستندات القانونية
كتابة المنطقة الحالية للإقامة داخل مصر لتسهيل المتابعة الميدانية عند الحاجة
إدراج بيانات التواصل المحدثة
عنوان الرسالة (Subject):
يتضمن نوع الطلب + رقم الملف مثل:
“طلب حماية عاجل – رقم الملف: [رقم الملف]”
المرفقات:
إذا كان الطلب متعلقًا بوضع طبي أو قانوني فيفضل إرفاق المستندات الرسمية لدعم الحالة، كما يمكن إرسال صور الهويات الشخصية للملف في حال كان الطلب يتعلق بتحديث بيانات الأسرة.
لغة الرسالة:
يمكن إرسال الرسائل باللغة العربية أو الإنجليزية بشرط الوضوح وعدم استخدام الأسلوب العاطفي أو الانفعالي.
متابعة الطلب:
في الحالات العادية يمكن إعادة إرسال الطلب بعد أسبوع في حال عدم استلام رد، مع إضافة كلمة (Follow-up) في العنوان. أمّا في الحالات الطارئة فيُنصح بإعادة الإرسال خلال 48 ساعة.
البريد المعتمد للتواصل:
(ويتم تحويله داخليًا إلى القسم المختص)
المصدر: بيانات خدمة اللاجئين – مكتب مصر.
